Hvornår kan en regning sendes til inkasso

Mange er i tvivl om, hvornår en ubetalt regning faktisk må sendes til inkasso. Det afgørende er, at der først er rykket for betaling. Som regel skal skyldneren have modtaget mindst én betalingspåmindelse, inden sagen kan gå videre. Flere vælger at sende to eller tre rykkere, hvoraf mindst én skal have en tydelig betalingsfrist og en advarsel om, at næste skridt kan blive inkasso. Fristen for betaling er ofte 10 dage fra rykkeren afsendes. Det er ikke nødvendigt, at der er gået lang tid, men kunden skal have rimelig tid til at reagere. Hvis betalingen udebliver efter sidste rykker, kan inkassoprocessen sættes i gang.

Sådan forbereder du dokumentation til inkassosagen

Det er vigtigt at have styr på al nødvendig dokumentation, inden sagen sendes til inkasso. Saml blandt andet fakturaen, alle rykkerskrivelser og korrespondance med kunden. Hvis der senere opstår uenigheder om gældens berettigelse, står du stærkere med god dokumentation. Sørg for at have følgende klar:

• Faktura med beskrivelse af ydelsen eller varen
• Alle rykkere og betalingspåmindelser, der er sendt
• Eventuelle aftaler, ordrebekræftelser eller kontrakter
• Kopi af mails eller breve med kunden om betalingen
• Kvittering for afsendelse af dokumenter, for eksempel e-mails eller postkvitteringer

Når den nødvendige dokumentation er samlet, kan inkassofirmaet eller advokaten hurtigt vurdere sagen og tage over. Mangler der vigtige papirer, risikerer du, at processen trækker ud. Hvis kunden har gjort indsigelser gældende, skal disse også dokumenteres så præcist som muligt.

Valg mellem selvinkasso og inkassofirma

Du kan selv fortsætte inddrivelsen eller overlade sagen til et inkassofirma. Selvinkasso betyder, at du selv står for at sende et påkravsbrev og eventuelt indgive sagen til retten. Det kræver indsigt i reglerne, især fordi påkravsbrevet skal indeholde bestemte oplysninger og give mindst 10 dages betalingsfrist. Mange vælger at benytte et inkassofirma, fordi det sparer tid og øger sandsynligheden for korrekt håndtering. Prisen er ofte en procentdel af det beløb, der lykkes at inddrive, eller et fast gebyr. Nogle tager sig selv af mindre sager og overlader større eller komplekse inddrivelser til professionelle.

Hvilke oplysninger skal du give til inkassofirmaet

Hvis du vælger at bruge et inkassofirma, skal de have de rigtige oplysninger for at kunne behandle sagen effektivt. Ud over den dokumentation, du har samlet, skal du oplyse kundens navn, adresse, og gerne telefonnummer og e-mail. Det er relevant at angive det skyldige beløb samt om der allerede er påløbet gebyrer eller renter. Hvis kunden har betalt et delbeløb, bør det fremgå tydeligt. Jo mere præcise oplysninger du kan give, desto hurtigere kan sagen behandles. Det kan være nyttigt at afklare, om kunden er registreret med cvr-nummer eller som privatperson, da det har betydning for sagens videre forløb.

Sådan foregår kommunikationen med skyldneren

Når inkassofirmaet har modtaget sagen, tager de kontakt til skyldneren på dine vegne. Det sker ofte med et formelt inkassovarsel, som informerer om gælden og fastsætter en sidste betalingsfrist. Mange oplever, at skyldneren reagerer, så snart et inkassofirma bliver involveret. Hvis kunden ikke betaler, kan firmaet sende flere breve og eventuelt ringe op. I nogle tilfælde forsøges der at lave en afdragsordning, hvis det fulde beløb ikke kan betales på én gang. Hele processen skal følge gældende regler, og skyldnerens rettigheder skal respekteres. Hvis denne kontakt heller ikke fører til betaling, kan sagen overgå til fogedretten.

Omkostninger og gebyrer ved inkassosager

Det koster noget at sende en sag til inkasso, men dele af udgiften kan overføres til skyldneren. Der må pålægges et inkassogebyr, som for private personer typisk er 100 kr., mens det kan være højere for virksomheder. Derudover kan der blive beregnet renter af det skyldige beløb. Ender sagen i retten, kan ekstra omkostninger opstå, som du i nogle tilfælde kan få dækket, hvis sagen afgøres til din fordel. Priserne for at benytte et inkassofirma varierer, men det er ofte gratis at oprette en sag, da firmaet tager betaling som en andel af det inddrevne beløb. Sørg for at kende de præcise vilkår, før du sender sagen videre, så du undgår ubehagelige overraskelser.

Mulige udfald når sagen er sendt til inkasso

Der er flere mulige resultater, når en sag sendes til inkasso. Det mest ønskelige er, at skyldneren betaler hele beløbet, enten efter kontakt eller gennem en afdragsordning. I nogle tilfælde betales kun en del af gælden, og du må da beslutte, om sagen skal afsluttes eller fortsætte. Hvis skyldneren ikke reagerer, kan sagen tages videre til fogedretten, hvor der kan foretages udlæg i værdier. Det er dog ikke altid muligt at inddrive gælden, for eksempel hvis skyldneren ikke ejer noget af værdi eller er under gældssanering. Undertiden må sagen afsluttes uden fuld betaling, hvis alle muligheder er prøvet. Det er derfor en overvejelse værd, om beløbets størrelse står mål med de ressourcer, der bruges på inkassoforløbet.